Ausgabe #1: Düsseldorf dasAgenturcamp Magazin Ausgabe #1: Düsseldorf

Fair und offen
zum profitablen Ergebnis

Reimar Kosack, CEO der Düsseldorfer Digitalagentur WWSC verrät seine „magische Formel“ für ein solides und faires Miteinander bei der Kalkulation und Abrechnung, damit Kunden und Agentur profitieren.

Da sitzen wir also: Im Erstgespräch mit dem neuen Kontakt, dem Kunden.

„Und was kostet sowas ?” fragt er.
Und wir müssen ihm antworten:
„Was kostet ein Haus? Ein Auto? Eine Website?”

Wir haben uns entschieden vollständig bei der Wahrheit zu bleiben:
Wir wissen es nicht – nicht am Anfang und oftmals sogar nicht während wir arbeiten.
Erstaunlicherweise ist es im Neukundengeschäft aber immer dieser Festpreisgaul, den der Kunde im Galopp an seinem eigenen Interesse vorbei reitet im vermeintlichen Glauben, dass er sich mit dieser Frage Kostensicherheit verschafft.

„Wie”, fragen Sie, „eine Preisangabe ist nicht gleich Kostensicherheit”?

Ich sage dazu:
„Wer heute für ein digitales Projekt vor Projektende eine Preisangabe macht, belügt entweder sich selbst, oder den Kunden.”

Denn wenn wir ehrlich sind, wissen wir alle, dass wir bei neuen Kunden nur mit Erfahrungswerten arbeiten, die wir auf Basis bisheriger Kundenprojekte kalkulieren. Multipliziert um die Faktoren: Unsicherheit bezüglich der Zulieferung, Unsicherheit bezüglich Mitarbeit des Kunden, Unsicherheit bezüglich der Kommunikation, Unsicherheit bezüglich der Qualität der gelieferten Daten, Unsicherheit bezüglich der Vollständigkeit der Aufgabenstellung.
Zu Beginn des Projekts ist zu viel offen.
Ein zu Beginn genannter Festpreis kann also nur zu ständigen Nachkalkulationen, Diskussionen und Unzufriedenheit auf beiden Seiten führen und im schlimmsten Fall springt der Kunde dann ab.

Der faire Weg zum profitablen Ergebnis

Was also ist die faire Alternative zum Festpreis, mit der beide Seiten, Kunde und Agentur, gewinnen?
Ich gehe zunächst davon aus, dass auch der Kunde möchte, dass wir als Agentur normales Geld verdienen, dass wir uns fortbilden, dass wir Trends auf den Grund gehen und dass wir dafür ordentliche Arbeit leisten können. Zu Dumpingpreise ist das dauerhaft unmöglich.
Ein Kunde, der trotzdem in diese Richtung steuert, sollte nicht unser Kunde sein.

Sind die klassischen Agenturen nicht auch ein bisschen selber schuld?

Bevor ich lüfte, wie es gehen kann, muss ich uns allen noch eine unangenehme Frage stellen:
Sind wir wirklich ehrlich, was den tatsächlichen Kostenbedarf angeht, oder leisten wir uns hier hohe Puffer und damit Jammern auf hohem Niveau?
Haben wir nicht alle auch schon mit Kunden, flankiert von einer Heerschar unserer Mitarbeiter, im Raum gesessen und dort ein herrliches Business-Kasper-Schauspiel aufgeführt, bei dem ca. 70% der anwesenden Personalressourcen auch andere Dinge hätten erledigen können? Nur weil, der Kunde es halt erwartet, viele Mitarbeiter zu sehen ? vgl. https://wwsc.de/theexpert

Kann dieses Geld nicht durch offene Kommunikation gespart werden ?
Denn die Zeiten der fetten Pauschalen, die solche Meetings abdecken konnten, sind vorbei.
Die Controller in den Kundenhäusern achten genau darauf, dass einer Zahlung auch immer eine definierte, transparente und dokumentierte Leistung gegenübersteht und die Möglichkeiten der Dokumentation sind heute unbegrenzt und lassen sie lückenlos zu. Um hier zu bestehen, hilft tatsächlich eine Portion Selbstdisziplin.

Unser Ansatz: Zeigen Sie die möglichen Spannen auf.
Zum Kennenlernen bieten wir dem Kunden tatsächlich den gewünschten Festpreis an.
Dadurch lassen wir ihn, im übertragenen Sinn, selbst auf die heiße Herdplatte fassen.
Denn nach Projektabschluss verraten wir ihm, wie viel Budget wir wirklich benötigt haben. Und sogar, welche Teilaufgabe wie viel Aufwand benötigt hat. Wir zeigen ihm jede Minute und jeden Arbeitsschritt. Wie das gut klappt, verrate ich weiter unten.

Deutlich gesprochen: Wir verraten damit am Ende, wie viel Profit in unsere Tasche geflossen ist. Dass wir diesen ersten Festpreis nicht unter Preis anbieten, versteht sich von selbst. Für uns hat sich dafür folgende Berechnung als sinnvoll erwiesen:

Die magische Formel.

Wir schlagen vor, niemals nur eine einfache Summe im Angebot darzustellen. Wir nennen dem Kunden je Leistung drei Zahlen.
Den Aufwand in Stunden, den wir in einer idealen Welt bräuchten
Einen variablen Risikofaktor in Prozent für die Spannbreiten, die auftreten können
Mit dem Stundenaufwand aus 1. und dem Risiko-Faktor aus 2 errechnen wir den Worst-Case-Aufwand.

Die Aufwände, die sich hieraus ergeben multiplizieren wir mit unserem Stundensatz.
Jetzt kann der Kunde pro Position nachempfinden, welche Positionen einfach und welche kompliziert sind und über welche er eventuell nochmal sprechen möchte.
Das ist schon der Schlüssel: Eine solche Kalkulation lädt zum Sprechen ein. Und sprechenden Menschen kann geholfen werden.
Nächste Hausaufgabe für uns – sinnvoll haushalten
Im Gespräch einigen wir uns erfahrungsgemäß auf ein Budget. Es ist dann an uns, mit diesem Budget des Kunden verantwortungsvoll zu haushalten und es sinnvoll einzusetzen, als wäre es das eigene Geld. So schaffen wir Vertrauen.
Mit regelmäßigen “Wasserständen” zum Budgetverbrauch melden wir uns dann regelmäßig beim Kunden und besprechen, welche Funktionen, Inhalte etc. dafür noch umgesetzt werden können.

Ist das nicht alles aufwendig?

Ja – eine gute Beratung ist aufwendig. Und kostet zu Anfang Aufwand und somit Geld. Aber wie aufwendig ist es, ein schlechtes Projekt in der Agentur zu haben, bei dem im Nachhinein alle Seiten besänftigt werden müssen? Das muss jeder für sich entscheiden.
Wir reden lieber am Anfang deutlich länger und trinken nach Abschluss ein freundschaftliches Bier mit dem Kunden. Wenn ich das hinzufügen darf: Möchte ein Kunde schon am Anfang nicht sprechen, ist dies ein gutes Indiz, wie das Projekt weiter verlaufen würde.
Mein Tipp – das wundert jetzt wenig: Finger weg.

Nicht jeder Kunde und auch nicht jede Agentur ist für ein solches Arbeiten geeignet (oder auch willens).
Einigen Kunden ist diese Form der Zusammenarbeit zu aufwendig – sie präferieren einen geschätzten – oder hart gesagt, gelogenen Projektumfang und somit Festpreis.
Auf diese Netzwerkbeziehungen verzichten wir heute eher, denn so eine Zusammenarbeit endet früher oder später im Chaos und in beidseitiger Unzufriedenheit, weil der Festpreis eben nie fest bleibt.

Fast noch besser als profitables Arbeiten

Klappt alles, wie oben beschrieben, hat das Ganze einen schönen Nebeneffekt. Wir müssen uns nicht mehr am Pflichtenheft entlanghangeln, was oft schon nach den ersten Wochen veraltet wäre. Wenn sich etwas in der Aufgabenstellung ändert, weil sich Perspektiven oder Fakten verändert haben – dann wollen und können wir das auch so umsetzen. Das erfordert kontinuierliches Mitdenken und Mitarbeiten. Wir können so als Agentur das Projekt in sinnvolle Richtungen weitertreiben. Das ist für alle motivierend – für uns und für den Kunden und ein schönes Beispiel für “Hirn schlägt Hierarchien”.

Die richtigen Tools erleichtern transparentes Arbeiten

Ja, auch ein lückenloses Reporting, wie ich es oben beschrieben habe, war früher aufwendig für uns. Daher haben wir seit 2008 die Agentur umgebaut und ein Plattform entwickelt, die uns gute Reports und Kalkulationen in der benötigten Detailtiefe auf Knopfdruck ermöglicht. Gleichzeitig dokumentieren wir damit all unsere Fortschritte und erledigen damit die vollständige Dokumentation.
Besonders agile, schnelle Projekte mit vielen Teilnehmern benötigen Vertrauen und Professionalität auf beiden Seiten – das setzt ein hohes Maß an interner Transparenz und Digitalisierung voraus. WWSC hat letztendlich speziell dafür ein eigenes Tool geschaffen, um unseren Kunden eine solche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Daraus entsteht ein Miteinander und eine Offenheit, die zu jederzeit nachvollziehbaren Berechnungen führt.

„Es geht nicht um Kontrolle, es geht um Transparenz – daraus entsteht Vertrauen.”

Dieser Satz ist die Basis für die ganze Idee. In der Entwicklung der genauen und lückenlosen Dokumentation liegt die Chance für ein solides und faires Miteinander bei der Kalkulation und Abrechnung. Sind Agentur und Kunde bereit, die notwendige Dokumentation einzuhalten und verstehen beide Seiten, dass es nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz geht, liegt genau darin die Chance auf eine valide und für beide Seiten sichere, professionelle Abrechnung nach Aufwand.
Und ganz ehrlich – wir haben gar keine Zeit, unsere Stundenaufstellungen mit sinnlosen Dingen zu füllen. Dafür ist einfach viel zu viel Spannendes zu tun.

Reimar Kossack

Reimar Kosack ist digitaler Drahtzieher, Netzwerker und CEO von WWSC – die Düsseldorfer Digitalagentur, die von sich selber sagt, wundervolle digitale Dinge zu machen. Dass die digitale Welt voller Wunder steckt, versteht man sofort, wenn man mit Reimar darüber spricht. Auch wenn man viele Worte nicht kennt, die er benutzen kann. Das Gute ist, er hat Lust, es einem zu erklären. Und die magische Soße in gut verdauliche Portionen zu verpacken. Dann muss er auch schon wieder los. Zu einer Konferenz nach London oder L.A. Was solche Leute eben so machen. Ein bisschen networken und etwas frische Serverluft atmen. Um dann geupdatet und auf dem neuesten Stand der Technik das nächste große Ding zu planen.

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