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Verschläft die Agenturwelt ihre eigene Digitalisierung?

Lutz Hirsch, HIRSCHTEC. Digitale Transformation, New Work, Agilität: Wenn es eine Branche gibt, für die diese Schlagworte schon seit Jahren keine Fremdworte mehr sind – im Gegenteil, sogar maßgeblich von ihr geprägt werden – dann ist das die Kreativwirtschaft. Verständlich, dass da heute viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Organisation und Geschäftsmodelle auf Agenturen setzen. Schließlich bringen diese mit neuen Ideen und innovativen Lösungen frischen Wind in die Unternehmen und treiben den Wandel voran.

Doch wie ist es eigentlich um das digitale Innenleben der Agenturen selbst bestellt? Wie wird in ihnen kommuniziert und zusammengearbeitet? Was wir – auch in der Kooperation mit anderen Dienstleistungsunternehmen – immer wieder erleben: Obwohl sie ihre Kunden intensiv bei der Digitalisierung begleiten und unterstützen, wird in den Agenturen selbst oft noch mit einer Vielzahl von Medienbrüchen und Insellösungen gearbeitet. Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz? Fehlanzeige!

Eine zerklüftete IT-Landschaft ist Realität in vielen Agenturen

Stattdessen sieht die Realität häufig so aus: Die Planung von Projekten erfolgt über Excel-Tabellen statt über zentral auswertbare Datenbanken. Wissen wird parallel in unterschiedlichen Wikis gesammelt, Ordner-Strukturen sind nicht einheitlich angelegt und der interne Austausch erfolgt über verschiedene Online-Lösungen wie Slack, Trello oder Yammer. Kommuniziert wird hauptsächlich über E-Mail, WhatsApp oder iMessage.

Erstaunlich, wenn man bedenkt, dass es doch gerade die Agenturen sind, die sich tagtäglich mit Themen wie „agile Arbeitsweisen“ und „Kulturwandel“ auseinandersetzen und bestens mit ihnen vertraut sind. Damit verfügen sie nicht nur über optimale Voraussetzungen, um ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit auf das nächste Level zu heben. Sie können anders als die – oft schon allein aufgrund ihrer Struktur etwas behäbigeren – Großunternehmen, auch deutlich flexibler agieren.

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Der integrierte digitale Arbeitsplatz als Erfolgsfaktor

Klingt doch nach guten Bedingungen, um moderne digitale Lösungen schnell zu adaptieren und die eigene Agenturarbeit so effizienter und produktiver zu gestalten, oder? Die Antwort lautet: ja. Und mit einem integrierten digitalen Arbeitsplatz, der die folgenden drei Kernbereiche umfasst, wird auch genau dies in der Praxis möglich:

  1. Durchgängig elektronisch unterstützte Planungs- und Auswertungsabläufe für Teams und Projekte
  2. Eine integrierte Projektplattform für Zusammenarbeit, Austausch und Projektmanagement
  3. Eine mit der Projektplattform verbundene Networking- und Wissensmanagement-Lösung (inklusive Messaging- und Gruppen-Chat-Funktionen), um Expertisen zu teilen und Best Practices zur Verfügung zu stellen

Speziell wenn man sich das schnelle Wachstum vieler Werbe-, PR- oder Digitalagenturen anschaut, so liegen die Vorteile eines integrierten digitalen Arbeitsplatzes auch direkt auf der Hand: Er bewirkt, dass Projektarbeit und Wissenstransfer vollständig transparent und nachvollziehbar stattfinden können – was bei einer sehr zerklüfteten IT-Landschaft mit vielen kleinen, individuellen Lösungen schlecht bis gar nicht realisierbar ist. Diese Transparenz hat nicht nur den positiven Effekt, dass neue Kolleginnen und Kollegen schneller eingearbeitet und Mehrfacharbeiten vermieden werden können. Bei einer eindeutig nachvollziehbaren Projekthistorie lassen sich auch Eskalationssituationen, die im Agenturgeschäft immer wieder auftreten, deutlich leichter und besser lösen.

Zudem verwenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank der integrierten Networking- und Wissensmanagement-Funktionen auch signifikant weniger Zeit darauf, nach den für ihren Arbeitsalltag relevanten Informationen zu suchen. Ein weiterer positiver Effekt: Die oft lästige und zeitaufwändige „Ping-Pong-Kommunikation“ per E-Mail wird durch den Einsatz von firmeneigenen Chat-Funktionen stark reduziert.

Mehr Zeit für Kreativität dank effizienterer Kommunikation und Zusammenarbeit

Das Ergebnis all dessen heißt: Mehr Zeit für das kreative Arbeiten – genau das, was die DNA von Agenturen und ihren Erfolg ausmacht – und einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber der Konkurrenz. Warum? Weil ab einer bestimmten Unternehmensgröße auch Agenturen zu „ganz normalen“ Wirtschaftsbetrieben werden und die notwendigen Strukturen für ein kontinuierliches Unternehmenswachstum benötigen. Eine moderne digitale Plattform, die ihnen dabei hilft, intern produktiver und effizienter zu arbeiten, bildet dabei das Fundament, um Innovationen vorantreiben und schneller auf veränderte Kundenanforderungen reagieren zu können.

Über Lutz Hirsch

Lutz Hirsch ist geschäftsführender Gesellschafter von HIRSCHTEC. 2005 gründete der Diplom-Physiker die Hamburger Full-Service Intranet Agentur. HIRSCHTEC ist auf die Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit spezialisiert und zählt laut BVDW-Ranking zu den Top 5 Intranet-Agenturen in Deutschland. Zu den Kunden von HIRSCHTEC gehören u. a. die Deutsche Bahn, RTL, Air Liquide, FRoSTA und Weleda.

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