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Flash Organization für Agenturen. Was bringt’s?

Für die Stanford University sind Flash Organizations die Organisationsform der Zukunft. Die Idee: Experten aus aller Welt arbeiten in virtuellen Teams zusammen und erzielen schneller bessere Ergebnisse. Ralf Hendel, Geschäftsführer von comm-press, hat seine Hamburger Digitalagentur mit diesem Ansatz komplett neu für die Zukunft aufgestellt. Wir haben mit ihm über seine Beweggründe, Erfahrungen und Erfolge gesprochen.

DAC: Digitale Transformation ist ein Kernthema auf dem AgenturCamp am 22./23. November bei Microsoft in München.  Ihr habt euch mit Flash Organization grundlegend transformiert. Welche Idee verbirgt sich hinter dieser Organisationform?

Ralf Hendel: Die Stanford University hat Prognosen gemacht, wie die Arbeit in der Zukunft organisiert wird. Dabei haben sie festgestellt, dass die Experten nicht mehr am gleichen Ort sitzen, sondern mit Glück im gleichen Land oder der gleichen Zeitzone. Im Grunde sind sie weltweit verteilt. Die besondere Herausforderung besteht darin, sie zu finden, zu identifizieren und in Projekte einzubinden, so dass man gemeinsamen produktiv sein kann.

DAC: Warum war dieser Ansatz für eure Agentur relevant?

Ralf Hendel: Bisher war comm-press ein klassischer technischer Dienstleister. Wir arbeiten seit 2006 mit Open Source und seit 2007 machen wir Drupal. Das heißt, Kunden kommen zu uns, wenn sie wissen, dass sie ihr Projekt in Drupal umgesetzt haben wollen. Der Markt hat sich aber stark verändert. In Zukunft muss man sehr breit aufgestellt sein. Als rein technischer Dienstleister fällt man in Deutschland eigentlich hinten runter, weil die Auftraggeber bei großen Projekten in erster Linie Beratung und Unterstützung bei der Digitalisierung ihrer Prozesse haben wollen. Und die großen Digitalisierungs- oder Strategieagenturen haben ihre Werkbänke alle in Richtung Baltikum, Osteuropa, Südamerika. Da sind wir als reiner Implementierungspartner mit Sitz in Deutschland schon zu teuer.

DAC: Heißt das also, dass du jetzt deine gesamte Agentur umkrempelst, dein Geschäftsmodell über Bord wirfst und mit einem neuen beginnst?

Ralf Hendel: Ja, das ist korrekt. Das Geschäftsmodell „Implementierung in Deutschland“ werden wir bei uns nicht mehr praktizieren. Ich glaube auch, dass es insgesamt ein Auslaufmodell ist und dass hier in den nächsten zehn Jahren nicht mehr im nennenswerten Umfang Software entwickelt wird. Deshalb arbeiten unsere Entwickler jetzt direkt am Kunden. Es gibt nur noch zwei Rollen bei uns. Da gibt es einmal den „Customer Success Manager“, das ist der klassische Projektmanager, der die Beratung macht und mit dem Kunden kommuniziert. Und dann gibt es den „Technical Consultant“. Das ist derjenige, der bei sehr technischen Fragen den Berater unterstützt und der ggf. Prototypen baut, die man dem Kunden zeigen kann. Sobald ein Kunde sagt, dass er das haben möchte, wird ein virtuelles Team hochgefahren. An dieser Stelle endet die Entwicklung und dann steuern die lokalen „Squad-Teams“ nur noch die virtuellen Teams.

Mehr über Transformation,  Digital Leadership, Agenturdigitalisierung, Agilität. Das 14. AgenturCamp  am 22./23.11. in München bei Microsoft

DAC: Du hast in Zukunft also nur noch wenige Mitarbeiter direkt in Hamburg sitzen?

Ralf Hendel: Ja, wir haben hier nur noch Entwickler bzw. techniknahe Mitarbeiter, die am Kunden arbeiten wollen und die vor allem Spaß an Kommunikation und Projektmanagement haben. Die lassen sich aber auch leichter finden. Die Wachstumschancen für uns als Agentur sind mit dem neuen Modell erheblich größer, als wenn wir klassischerweise versuchen, um Entwickler zu werben, die auch sehr schwer zu halten sind.

DAC: Ist damit für euch auch die Begrenzung Drupal gefallen?

Ralf Hendel: Ja, wenn es Sinn ergibt, werden wir zwar immer noch einen Großteil unserer Projekte in Drupal umsetzen, aber wir sind nicht mehr daran gebunden. Uns ist es vor allen Dingen wichtig, dass wir als Dienstleister wahrgenommen werden, der schnell substanziell gute Lösungen bieten kann und nicht als reiner Dienstleister für eine bestimmte Plattform.

DAC: Ihr greift gemeinsamen auf einen internationalen Pool von digitalen Experten zu. Wie groß muss man sich diesen Pool vorstellen? Und wie baut Ihr ihn auf?

Ralf Hendel: Aus der fast unerschöpflichen Menge an Freelancern weltweit versuchen wir diejenigen zu identifizieren, die wir gerade brauchen. Wir bauen uns einen eigenen Talentpool auf. Dafür haben wir ein eigenes HR-Team, das am Tag mit zehn Kandidaten zweistufige Interviews führt. Einmal geht es um Hard-Skills, z. B. dass die Mitarbeiter mindestens 5 Jahre Expertise in dem Bereich nachweisen müssen, für den sie arbeiten wollen. Dann gibt es Soft-Skills. Dass sie mit agilen Arbeitsweisen wie Scrum vertraut sind, dass sie kollaborativ arbeiten und die Projekte gut dokumentieren. Tatsächlich schaffen es sieben bis acht Kandidaten nicht in unseren Talentpool. Das sind recht strenge Kriterien, denn wir können nur mit Experten arbeiten, die sowohl die Hard- als auch die Soft-Skills mitbringen. Der Talentpool wächst jeden Werktag um ungefähr zwei bis drei Personen. Wir sind jetzt bei ungefähr 350 Mitarbeitern, deren Qualifikation wir kennen und die wir sofort in Projekten anfragen und einsetzen können. Sie können natürlich auch mal woanders gebucht sein, aber aus diesem Pool können wir uns sofort bedienen. Dort finden wir genügend Mitarbeiter, die wir brauchen, und können innerhalb von zwei Tagen Projektteams einsatzbereit halten.

DAC: Was sind denn die Vorteile dieser virtuellen Teams für eure Kunden?

Ralf Hendel: Geschwindigkeit und Preis. Wir sind sofort am Start. Vorher haben wir versucht, die Projekte, die nicht in unser Portfolio passten, nach außen zu vergeben. So wollten wir z. B. ursprünglich den Bau unserer eigenen Experten-Plattform „Flash Hub“ an eine Agentur vergeben. Diese hatte eine Vorlaufzeit von über 10 Wochen. So lange hätten wir warten müssen, bis die Agentur mit dem Projekt hätte starten können. Die Durchführung sollte dann nochmal ein paar Monate dauern – zu den entsprechenden Kosten. Wir haben uns dann – noch ohne Plattform, aber nach dem gleichen Prinzip – Experten gesucht, das Team gebrieft und mit ihnen gearbeitet. Wir waren so viel schneller am Start, konnten die Plattform in deutlich kürzerer Zeit in Betrieb nehmen und das Ganze noch deutlich günstiger, als die Agentur es angeboten hatte. Nach unseren Vergleichen können wir jetzt sagen: Mit Flash Hub sind wir 80 Prozent schneller startbereit, können 40 Prozent schneller liefern und haben 20 Prozent geringere Kosten. Das sind Vorteile, die wir an unsere Kunden weitergeben können.

DAC: Jetzt sucht Ihr auch die Zusammenarbeit mit Agenturen, richtig? Wie gestalten sich diese Modelle? Sucht ihr Partner, die sich diesem neuen Geschäftsmodell anschließen wollen, oder Kunden für einzelne Projekte?

Ralf Hendel: Sowohl als auch. Beides ist möglich. Das hängt davon ab, wie die Agentur die Zusammenarbeit wünscht. Wenn sie sagen:„Wir haben gerade zu viel zu tun, wir haben nicht genug Personal, aber wir haben hier gerade einen Auftrag, der umgesetzt werden muss.“ Dann können wir das Squad-Team stellen – also das lokale Team – und wir managen komplett die virtuellen Teams. Genauso gut kann die Agentur aber auch sagen: „Wir möchten das Projektmanagement selbst machen.“ Dann stellen wir nur die virtuellen Teams und die Agentur arbeitet direkt mit diesen Experten. Zusätzlich können wir die Agenturen noch beraten, wie sie mit den Teams optimal zusammenarbeiten, und mit den Tools vertraut machen, damit es möglichst reibungslos funktioniert.

DAC: Danke Ralf für diesen spannenden Einblick in eure Transformation. Ihr scheint mit Flash Organization euer Geschäftsmodell für die Zukunft gefunden zu haben.

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