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Mit barbuda Projekte individuell steuern. Warum ein eigenes Tool?

queo ist ein Dienstleister für Lösungen im Spannungsfeld von Kommunikation und Technologie und bietet mit barbuda eine eigenes Softwaretool zur individuellen und effizienten Projektsteuerung an. 150 queos arbeiten in Dresden, Berlin und Solothurn (Schweiz). Wir haben mit dem queo Geschäftsführer André Pinkert gesprochen.

DAC: queo ist im Aufbruch nach einer Transformation? Aufbruch wohin?

queo: queo hat sich in den letzten 12 Monaten sowohl nach innen, als auch nach außen verändert und das spiegelt auch das Credo unserer neuen Marke „Vom Status quo zum Status queo“ wieder.

Wir haben unseren Status quo analysiert, uns stark hinterfragt. Dadurch sind wir zu dem Entschluss gekommen, unsere drei Kompetenzbereiche Kommunikation, Web und Software noch stärker zu verzahnen. Wir arbeiten heute in crossfunktionalen Teams, die noch näher am Kunden agieren. Mit einem gemeinsamen Verständnis über die Herausforderungen des Projektes. In diesen Teams hat jeder Mitarbeiter kompetenzübergreifende Entwicklungsmöglichkeiten und die Möglichkeit zur Perspektiverweiterung.

Für uns gibt es keine Grenzen zwischen Kommunikationsleistungen und technischen Lösungen. Die Silos, die wir beim Kunden oft noch vorfinden, haben wir sukzessive abgebaut. Wir denken übergreifend. Dem entspricht jetzt auch unser Außenauftritt. Innen und außen sind zusammengerückt und queo tritt als starke Dachmarke auf. Ein Logo, ein Name und eine einheitliche Wirkung über alle Standorte.

DAC: Was wird sich konkret bei euch intern und für Kunden verändern?

queo: Die Vernetzung von Kommunikation und Technologie spürt auch unser Kunde. Wir haben nicht nur die Kompetenz, die Außendarstellung unserer Kunden zu gestalten, sondern auch die Prozesse dahinter. Das führt zu einem Ergebnis aus einem Guss. Die Leistungen, die wir Ihnen bieten, bleiben im Kern erhalten. Im Regelfall reden Sie auch weiter mit der gleichen Person. Neu ist, dass wir den Kunden in Solothurn und Berlin nun auch Leistungen aller Units von queo anbieten können.

Wir haben bei den queos und unseren Kunden einen gemeinsamen Anspruch ausgemacht – nach Aufbruch und Veränderung. Dieser Anspruch ist definiert im Credo „Vom Status queo zum Status queo“. Damit gibt unsere Marke gegenüber unseren aufbruchwilligen Kunden auch ein Versprechen ab, dem wir uns gemeinsam immer wieder neu stellen müssen.

DAC: Und dann gibt es noch barbuda. Was verbirgt sich dahinter?

queo: Wir waren auf der Suche nach einer Software, mit der wir unsere Projekte effizient steuern können. Durch unser breites Leistungsportfolio gibt es je nach Projektart auch immer unterschiedliche Herangehensweisen. Wir fanden auf dem Markt keine Standardlösung, die unseren Bedürfnissen entsprach. Also haben wir unsere Kompetenz in der Individualsoftwareentwicklung genutzt und in Iterationen die für uns passende Projektmanagementsoftware entwickelt.

Mit barbuda stellen wir eine hochflexible Baukastenlösung für Software im Projektmanagement zur Verfügung. Dabei haben wir mit barbuda PM eine umfassende Lösung zum Projekt- und Ressourcenmanagement entwickelt, welche hervorragend geeignet ist Auslastungen und Planungen zu überblicken. Als neuestes Hauptmodul haben wir seit etwa einem halben Jahr barbuda boards im Portfolio. Ein vielseitiges Aufgabenmanagementtool, was das Gesamtprojektmanagement abrundet.

Wir nutzen die Software täglich selbst und wollen sie Kunden bereitstellen, die vor den gleichen Herausforderungen stehen wie wir damals. Zu barbuda gehört immer auch unsere Beratung für den Kunden. Denn sowohl barbuda PM als auch barbuda boards können individuell angepasst und in die bestehende Systemlandschaft integriert werden.

DAC: Was waren eure Anforderungen an barbuda?

queo: Wir stellten uns zu Beginn die Frage: Wer hat eigentlich noch Kapazität für das nächste Projekt und wann können wir dem Kunden die Umsetzung anbieten?

Diese haben wir mit der Software dann auch entsprechend beantwortet, so dass man zu jeder Zeit im Planungsprozess erkennen kann, ob die Planung aufgeht. Später kamen dann noch weitere Anforderungen hinzu, wie beispielsweise eine Zeiterfassung, um die Projektzeiten für den Kunden nachvollziehbar auf die Projekte buchen zu können.

Im Verlauf der Zeit haben wir auch den Prozess der Rechnungsfreigabe und der Zuordnung von Fremdkosten zu den Projekten durch unsere Projektmanager digitalisiert und bieten diesen nun als Modul für barbuda an,

Aktuell führen wir ein Arbeitszeitkonto mit einer Vielzahl an automatisierten Freigabeprozessen ein. Natürlich digital und als Bestandteil von barbuda, da dort ja bereits schon unsere Zeiterfassung erfolgt.

DAC: Was könnt ihr mit barbuda, was eine Standardlösung nicht kann?

queo: Neben der vielseitigen Auslastungsübersicht beim Planen von Projekten sind unsere zwei großen Pluspunkte Individualisierung und Datenhoheit. Wir bieten all unsere Projektmanagementlösungen auch mit der Möglichkeit des eigenen Hostings an. So behalten unsere Kunden immer die volle Kontrolle über Ihre Daten. Da hier auch Kundendaten und Personaldaten mit einfließen, halten wir dies für essentiell.

Außerdem bieten wir den großen Vorteil einer individuellen Standardsoftware. Grundlegend ist barbuda zwar als Standardsoftware zu erwerben, seine große Stärke entwickelt es aber besonders in Kombination mit unserer Expertise im Bereich Individualsoftware. Hier können wir nicht nur Schnittstellen zu bestehenden Systemen entwickeln, sondern auch Teile der Software direkt auf den Kunden anpassen. Das geht von Anpassungen an das CD des Kunden bis hin zu kompletten individuellen Features auf Basis der bestehenden Software.

DAC: Was bedeutet barbuda für eure internen Prozesse und für die Zusammenarbeit mit euren Kunde?

queo: Wie schon beschrieben dient barbuda intern der Übersicht über Auslastungen und der Projektplanung. Dadurch können wir dem Kunden klare Termine nennen und flexibel auf unvorhergesehene Wartezeiten oder Störungen reagieren. Gleichzeitig bekommen wir durch die bessere Planung einen nützlichen Forecast auf die Auslastung der nächsten Monate, um so die Akquise entsprechend koordinieren zu können.

Mit barbuda boards haben sich weitere neue Möglichkeiten ergeben. Neben der individuellen Nutzung für alle unsere Mitarbeiter können wir damit noch effizienter kollaborativ über unsere drei Standorte hinweg zusammenarbeiten. Für die Arbeit im Projekt ist dies unerlässlich. Gleichzeitig haben wir aber auch die Sicherheit, dass unsere Daten nicht extern gespeichert werden, was den Vorgaben unserer Großkunden hinsichtlich Datenschutz und Informationssicherheit entspricht.

DAC: Was hat sich konkret mit dem Einsatz von barbuda geändert? Wo seid ihr besser, schneller, hübscher geworden?

queo: Vor allem wegen des Wachstums von queo war es nötig, dem Kunden schnell einen klaren Anfangs- und Endtermin für sein Projekt kommunizieren zu können. Dies war unsere Kernanforderung und hier sind wir durch barbuda auch aussagekräftiger geworden. Auch unsere internen Planungsmeetings sind heute wesentlich schneller und effizienter.

DAC: In welchen Branchen ist barbuda bereits im Einsatz?

queo: Neben den Branchen Kommunikation und Softwareentwicklung, ist barbuda beispielsweise im mittelständischen Produktionssektor im Einsatz. Individualisierte Teilfeatures werden auch bei Kunden aus der Automobilbranche eingesetzt. Durch die Individualisierbarkeit und das Baukastensystem, sind wir grundsätzlich sehr flexibel was die Branche angeht. In seinen Standardfunktionen ist barbuda aber auf das Projektgeschäft im Dienstleistungssektor spezialisiert.

DAC: Für welche Systeme ist barbuda verfügbar und was sind deren Vor- und Nachteile?

queo: barbuda gibt es als Webanwendung, Desktop-Client und als App. Der Desktop-Client nutzt die Stärken einer nativen Anwendung, um die Ansichten mit hohem Datengehalt zügig anzeigen und bearbeiten zu können. Die Apps sind vor allem für kurzfristige Zeiterfassung oder einen schnellen Überblick über die geplanten Aufgaben gedacht. Das kann aber auch über den Webclient geschehen, der eine flexible Nutzung der wichtigen Module Projektverwaltung, Wochenansicht und Zeiterfassung sowie die Verwaltung aller Stamm- und Kundendaten unabhängig vom Betriebssystem ermöglicht. Dies ist speziell bei Agenturen sinnvoll, da hier nicht selten ein Mix aus verschiedenen Betriebssystemen gegeben ist.

Allerdings können aktuell starke weiterführende Funktionen – speziell bei barbuda PM nur in der Desktop-Anwendung genutzt werden. Damit ist deren Nutzung auf Windows Betriebsysteme beschränkt. Diese Funktionen sollen aber Stück für Stück in den Webclient übernommen werden. Dabei werden wir die Ansichten und Funktionen auch grundlegend optimieren, um die Funktionalität zu verbessern und die Usability zu erhöhen.

DAC: Warum sollte ich als Agentur eurer System einsetzen?

queo: Eine schnelle Antwort wäre, wegen der hohen Flexibilität der Anwendung und unseren Stärken in der Auslastungsübersicht. Und das alles mit der vollen Datenhoheit kombiniert.

Das ist aber nicht unser Weg bei queo und auch nicht unser Gedanke hinter der Vermarktung von barbuda PM und barbuda boards. Wir möchten mit unseren Kunden in Dialog treten, um zu erkennen, welche Herausforderungen sie versuchen zu lösen. Das kann dann eines unserer Produkte sein, entweder als Standardversion oder ein hochindividualisiert und mit speziellen Features nur für diesen Kunden. Es kann aber auch sein, dass wir feststellen, dass barbuda nicht die Lösung der Probleme des Kunden ist. Dann beraten wir weiter und finden eine bessere Lösung um gemeinsam zum Status queo zu gelangen

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