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Digitale Tools für mehr Austausch, Kreativität und Effizienz. Wie funktioniert’s?

DAC: Herr Hirsch, Sie schrieben schon in Ihrem Blogbeitrag hier, dass viele Agenturen Gefahr laufen ihre eigene Digitalisierung zu verschlafen. Warum genau?

Lutz Hirsch: Ganz einfach, weil der Arbeitsalltag in Agenturen oft noch so aussieht: Es kommen zwar verschiedenste digitale Arbeitsinstrumente zum Einsatz. Aber sie existieren meist einfach parallel nebeneinander. Es gibt keine klaren Anwendungsfälle oder Regelungen zur Nutzung der Werkzeuge. Die Konsequenz davon ist, dass die IT-Landschaft in Agenturen meist eine sehr zerklüftete ist. Damit rückt der integrierte digitale Arbeitsplatz als Fundament für eine erfolgreiche, ganzheitliche Digitalisierung oft noch in weite Ferne.

DAC: HIRSCHTEC ist ja selbst eine Agentur, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt. Wie ist es denn um Ihre eigene digitale Transformation bestellt?

Lutz Hirsch: Dass wir uns täglich bei unseren Kunden mit moderner interner Kommunikation beschäftigen, heißt nicht, dass wir unsere eigene Kommunikation und Zusammenarbeit nicht auch ständig überprüfen müssten. Ganz im Gegenteil: Wir haben z. B. Anfang des Jahres festgestellt, dass wir unsere interne Tool-Landschaft dringend konsolidieren müssen, wenn wir sicherstellen wollen, dass die KollegInnen auch zukünftig transparent, schnell und direkt zusammenarbeiten und mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden.

DAC: Sie erwähnen immer wieder, dass eine zu komplexe Tool-Landschaft zum großen Hindernis für die eigene Digitalisierung – gerade auch für die von Agenturen – werden kann. Wie arbeiten Sie bei HIRSCHTEC denn intern ganz genau zusammen?

Lutz Hirsch: Wir achten sehr auf den richtigen Mix aus persönlicher und digitaler Kommunikation, weil wir überzeugt davon sind, dass digitale Tools niemals das persönliche Gespräch ersetzen können. Zweiergespräche, Team-Jour-Fixes, Meetings mit den Projektleitern und dem Management-Team oder auch der monatliche Agenturtag im Barcamp-Format sind und bleiben daher unverzichtbar. Und bei der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit hieß es für uns von Anfang an „Ab in die Cloud“. Wir bewegen uns hier daher in der „Office 365“-Welt von Microsoft.

DAC: Und welches Tool wird dann ganz konkret für welchen Anwendungsfall genutzt?

Lutz Hirsch: Der agenturweite Austausch und die Vernetzung der Kollegen untereinander erfolgt über das Social Networking Tool Yammer. Über unser Intranet „Lichtung“, basierend auf SharePoint Online und dem Add-on Powell 365, informieren wir die Mitarbeiter (z. B. über Agentur-News, aktuelle CEO-Botschaften oder anstehende Events), stellen Wissen bereit und machen dieses verfügbar (z. B. in Form von Arbeits- und Projektvorlagen, KWIKi, Reisebuchungsformulare etc.). Und Microsoft Teams nutzen wir für die gruppendynamische, direkte Zusammenarbeit in Projektteams und Abteilungen.

DAC: Klingt spannend, aber was mich dabei auch noch einmal interessieren würde: Was sagen denn Ihre Mitarbeiter zu der neuen Tool-Landschaft? Und wird bei Ihnen jetzt nur noch digital kommuniziert?

Lutz Hirsch: Da müssen Sie natürlich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fragen. Was ich aber im Umgang mit den Kollegen immer wieder erlebe, ist, dass die Tool-Landschaft – auch von neuen Mitarbeitern – gut angenommen wird. Eines darf man dabei aber nicht vergessen: Wir befinden uns hier in einem Prozess, der kontinuierlich kommunikativ begleitet werden muss – und zwar nicht nur über digitale Kanäle, sondern vor allem auch über persönliche Gespräche. Sie sind aus unserem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Und es ist wichtig, die Mitarbeiter, ihr Feedback und ihre Verbesserungsvorschläge einzubeziehen. Schließlich sind sie es ja auch, die täglich mit den Instrumenten arbeiten müssen.

DAC: Inwiefern ist die Art und Weise, wie Sie sich in Ihrer Agentur intern austauschen und zusammenarbeiten denn auch ein Spiegel Ihrer Unternehmenskultur?

Lutz Hirsch: Für uns sind Transparenz und Offenheit ganz entscheidende Werte, die unsere Unternehmenskultur prägen. Genau das spiegelt sich auch in unserer internen Kommunikation und Zusammenarbeit wider. Unsere verschiedenen Teamräume in Microsoft Teams sind z. B. grundsätzlich für jeden Mitarbeiter zugänglich, sodass der Informationsfluss immer transparent bleibt.

DAC: Bekommen auch Ihre Kunden etwas von dieser modernen Art der Zusammenarbeit mit und falls ja, wie fallen die Reaktionen aus?

Lutz Hirsch: Ja, das bekommen sie und bemerken sie z. B. auch daran, dass die Kollegen sich intern schnell mit den richtigen Experten vernetzen und so auch rasch Rückmeldungen an den Kunden geben können. Zudem haben wir im Oktober unsere Agenturräume im Hamburger Mohlenhof erweitert und bieten nun auf insgesamt 1040 Quadratmetern Kunden und interessierten Unternehmen auch eine innovative Laborumgebung, in der sie den „Modern Workplace“ erproben können.

DAC: Basierend auf Ihren Erfahrungen rund um das Thema „Interne Kommunikation und Zusammenarbeit“ in Ihrer Agentur: Was würden Sie anderen Agenturen empfehlen? Gibt es ein Geheimrezept für eine erfolgreiche interne Digitalisierung?

Lutz Hirsch: Ein Geheimrezept gibt es nicht. Was aber sicher für alle Agenturen gilt: Digitalisiert nicht an den Bedürfnissen eurer Mitarbeiter vorbei, involviert sie in den Transformationsprozess und denkt bei eurer Tool-Landschaft daran: Weniger ist oft mehr!

 

 

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