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Ein  besonderer Fokus liegt auf folgenden Themen:

Mit virtuellen Teams
arbeiten

26. März 2020

In einer Online Session am 26.03.2020 stand das Arbeiten mit virtuellen Teams im Fokus. Eine Herausforderung vor der von heute auf morgen praktisch alle Agenturen stehen. Von Always On Stress über stringente Struktur im HO bis zu Teamführung und Vertrauensbildung wurden Lösungen zu 10 Themen diskutiert. Visualisiert von Marie Hübner.

Die  Themen

Die Themen spiegeln Erfahrungen und auftretende Probleme in den Agenturen nach knapp zwei Wochen Home Office.

  • Erschöpfungszustände & Always On Stress
  • Ideen zur Motivation in der Kernarbeitszeit
  • Angstgesteuerte Mitarbeiter
  • Vorstellung stringente Struktur im HO
  • Erfahrungen mit HO und virtuellen Teams allgemein
  • Teamführung und Vertrauensbildung aus dem HO
  • Agentur Gesamt-Überblick behalten: wer arbeitet an was.
  • Projekt Management Software
  • Virtueller Team-Kaffeeklatsch
  • Was, wenn Video-Alltag wird.

Weg von physischer Arbeitszeit-Kontrolle,
 hin zur Unterstützung der Zielerreichung.

 

Diskussion, Input & Vorschläge 

  • Teams an asynchrone Kommunikation gewöhnen: abends muss niemand antworten.
  • Weg von physischer Arbeitszeit-Kontrolle, hin zur Unterstützung der Zielerreichung.
  • Google-Plattform als tolle Grundlage mit sämtlichen Funktionalitäten
  • Vorgabe an alle: KEINE E-Mails vor 8 Uhr und keine E-Mails nach 18 Uhr und am Wochenende
  • Für die Selbstorganisation: Stundenplan anlegen und daran halten.
  • Klare Kommunikationsregelung: Über welche Kanäle, welche Informationen. Z.B. Intern keine E-Mails oder per Slack gibt es keine unmittelbare Antwort (Erwartungshaltung klären)
  • Asynchron is king!
  • Asana als hilfreiches Project Management Tool
  • Keine Spontan-Anrufe, sondern intern immer geplante Video-Meetings (für mehr Nähe)
  • Regeln auch runter schreiben als Regeln
  • Funktion des zeitversetzten Versendens von E-Mails nutzen
  • Morgens Stand Up Meeting für den Tag per Video, zusätzlich Weekly
  • Erreichbarkeit aller bis ca. 16/17h
  • Digitale Visualisierung der Arbeitsstände, z.B. in Jira
  • Interne Kommunikation via Slack
  • Reaktionszeiten abstimmen und transparent machen!
  • Hinweis: Bei allen „Regeln“ muss viel Rücksicht auf die Ausnahme-Situation genommen werden! Nicht alles geht nach Regeln für einige.
  • Stichwort „Dialogrunde“, um Ängste abzubauen. Es muss nicht immer um fertige Lösungen gehen.
  • Gegen die Erschöpfung: > Walk-And-Talk anbieten: Mit Handy in die Welt und telefonieren. > Meetings immer 5 Minuten kürzer für Zeit zwischendurch  > Insgesamt mehr Pausen und weniger lange Meetings einplanen
  • Aufgaben so dokumentieren, dass Mitarbeiter flexibel abarbeiten können. So kann die neue Flexibilität genutzt werden und z.B. Mittags 2 Stunden „Sonne genießen“ wird möglich > Das führt langfristig zur Entspannung

Führung aus dem HO:

  • Es kommt auf Ziele an, nicht auf die Zeit
  • Führung als Gesamtaufgabe: Auf alle gut zu gucken und sich gegenseitig helfen
  • Mehr zuhören, mehr Fragen stellen
  • Führungskultur muss sich auch ändern jetzt. > eigenverantwortlich arbeiten lassen, vermitteln dass Fehler ok sind, zielorientiert arbeiten

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