Braucht eine Agentur ein Büro?
Nein!

Drei Jahre mit hybriden Modell

Die letzten drei Jahre hatten wir ein hybrides Modell. Alle, die im Umkreis der Agentur wohnten, trafen sich einmal pro Woche in der Agentur. Alle Anderen arbeiteten vollständig remote. Ein Modell, mit dem wir versucht haben, alle Anforderungen abzudecken und mit dem wir doch nie so richtig glücklich wurden.

Entweder es waren fast alle im Büro, und die remote Kolleg:innen fühlten sich ausgeschlossen, oder man saß zu zweit auf 400 qm und fühlte sich verloren in den großen Räumen. Eine Entscheidung musste her. Es kam die Trennung von unserem Agenturbüro. 400 qm liebevoll gestaltete Büro- und Interaktionsfläche gehören nun der Vergangenheit an. Das wirft die Frage auf: Wie viel Büro braucht eine Agentur?

Ein Büro macht vermeintlich vieles einfacher. Den direkten Austausch mit den Kolleg:innen. Das kreative Zusammenspiel, die zufälligen Begegnungen in der Küche und die Wahrnehmung der Stimmung, wenn man durch die Räume geht. Heute glaube ich, dass all diese „Vorteile“ nur dabei helfen, Unstimmigkeiten zu verschleiern. Vieles bleibt im Büro einfacher unentdeckt, was in einer Remote-Organisation viel schneller zum Vorschein kommt. Remote wirkt wie ein Brennglas, dass diese Unstimmigkeiten sehr schnell aufzeigt.

Kommunikation ist das A und O und sicherlich einer der Punkte, den wir immer weiter verbessern müssen. Wir haben viel darüber geredet, unsere Mitarbeitenden auch stets aktiv einbezogen und das Thema immer wieder angestoßen. Rückblickend war es dennoch zu wenig. Wir hätten noch viel mehr darüber kommunizieren sollen. Die Wahrnehmung einer Umstellung von einer Präsenz-Kultur auf eine Remote-Kultur ist sehr individuell. Bei manchen löst der Gedanke viel Freude aus, bei manchen Unbehagen oder gar Angst. Das alles gilt es zu thematisieren. In Einzelgesprächen genauso wie im gesamten Team.

Technik und Tools spielen eine untergeordnete Rolle

Auch nach der Umstellung ist Kommunikation und der Austausch im Team einer der entscheidenden Faktoren. Wir versuchen stets, alle auf dem Laufenden zu halten, ohne uns in einer Vielzahl an Meetings zu verlieren. Momentan handhaben wir das so:

In der monatlichen Agenturstunde treffen wir uns alle in einem Videocall. Aktuelle Zahlen und Entwicklungen der Agentur finden darin genauso Platz, wie Fragen und Themen der Mitarbeitenden. Der Termin ist die zentrale Stelle für alles, was nicht in den Projektalltag passt, sowie übergreifende Themen, die uns alle betreffen.

In den Teams finden Dailys statt, in denen in max. 15 Minuten das Wichtige des Tages bezogen auf die laufenden Projekte besprochen wird. In dieser Zeit bekommen wir auch immer ein paar Minuten persönlichen Austausch unter, sodass wir gegenseitig ganz gut mitbekommen, was bei uns abseits der Arbeit läuft und was uns beschäftigt.

Im individuellen Turnus finden Jour fixes im 4-Augen Gespräch statt. Darin kann alles thematisiert werden, was gerade ansteht. Projektbezogen, Agentur bezogen oder auch privates. Eben das, was für die jeweilige Person und uns als Agentur gerade besonders wichtig ist.

Die Prozesse sind ein weiterer, wichtiger Punkt. Du kannst Projekte als Remote-Agentur nicht genauso bearbeiten wie in Präsenz. Einfach auf remote umzustellen wird mit hoher Wahrscheinlichkeit in großem Chaos enden. Wir haben deshalb versucht, unsere Prozesse frühzeitig anzupassen und unsere Arbeitsweise dahingehend zu ändern, dass diese auch ohne Präsenz funktioniert. Auch hier hat das gesamte Team extrem geholfen und ist stets involviert. Die Technik und Tools spielen hierbei nur eine untergeordnete Rolle. Vielmehr geht es um das Verständnis sowie die Schaffung klarer Abläufe und Zuständigkeiten. Ein Prozess, den ich zugegebenermaßen Anfangs deutlich unterschätzt habe. Wir haben bestimmt 1 bis 2 Jahre gebraucht, um uns neu zu organisieren und haben noch viele Punkte und Ideen vor uns.

Braucht es also ein Büro?

Jein! Auch wenn das operative Geschäft problemlos remote gemacht werden kann, sind wir Menschen doch soziale Wesen und leben von der Interaktion. Wir versuchen uns deshalb einmal im Monat in einem Co-Working-Space zu treffen. Dort arbeiten wir gemeinsam an unseren Projekten, diskutieren, lachen und essen. Das ist ein Stück weit wie ein normaler Arbeitstag im Büro. Dadurch schaffen wir Nähe und sorgen dafür, dass wir einander nicht aus den Augen verlieren. Den Co-Working-Space können alle im Team jederzeit nutzen. Egal ob man mal eine Auszeit von zu Hause braucht, oder im Team gemeinsam arbeiten möchte.

Zusätzlich machen wir Agenturtage, an denen wir alle gemeinsam in Präsenz an der Agentur arbeiten. Am Nachmittag und Abend unternehmen wir dann etwas zusammen und gehen anschließend essen und feiern. So sehen wir uns auch regelmäßig abseits vom Projektalltag und können einander auch mal im „Freizeit-Modus“ erleben. Besonders schön finde ich es dabei immer, wenn man die neuen Kolleg:innen zum ersten Mal real erlebt und es nach dem digitalen Kennenlernen noch ein Präsenz-Kennenlernen gibt.

Die Vorteile als Remote-Agentur

Unser Standort war 22 Jahre lang eine Kleinstadt mit 32.000 Einwohnern in einer ländlichen Region. All die Jahre war unser größtes Problem, die passenden Mitarbeitenden zu finden. Fachkräfte auf dem Land? Eher schwierig. Und die Unternehmen aus der Industrie buhlen um dieselben Menschen. Die Umstellung auf Remote, war für uns wie ein Befreiungsschlag. Früher waren offene Stellen bei uns gerne mal 8 – 16 Monate unbesetzt. Heute tun wir uns damit wesentlich leichter, weil wir regional nicht mehr eingeschränkt sind und Talente aus dem gesamten deutschsprachigen Raum gewinnen können. Egal ob Berlin oder Graz in Österreich. Die letzte Stelle konnten wir in wenigen Wochen besetzen. Das klappt natürlich nicht immer so schnell, aber kurze Zeiträume sind heute eher die Regel statt die Ausnahme.

Wir sind heute viel flexibler, ohne den „Ballast“ eines großen Büros. Das Geld, das wir früher in unsere Räume investiert haben, investieren wir heute in die Mitarbeitenden und die Agentur. Eine Win-win-Situation die es uns ermöglicht, noch mehr Chancen aufzudecken und zu nutzen.

Du bist „gezwungen“, Unklarheiten oder unausgesprochenes schneller auf den Tisch zu bringen. So können wir heute Missverständnisse und Unwohlsein viel schneller adressieren und darauf reagieren als früher.
Durch das passende Mindset und die Prozesse fühlen sich auch Kunden in der Agentur wohl, die sonst nicht mit uns gearbeitet hätten. Man nimmt es uns ab, dass wir Standortunabhängig arbeiten und dabei für unsere Kunden wirksame Lösungen schaffen können. Das bietet uns weitreichende Chancen in der Akquise und sorgt dafür, dass der Standort praktisch überhaupt kein Thema mehr ist. Natürlich sind wir jederzeit gerne bereit, unsere Kunden auch wie gewohnt vor Ort zu besuchen. Das nutzen auch einige und es ist dann immer ein tolles Erlebnis für alle, sich persönlich zu sehen.
Wie viel Büro braucht eine Agentur? Abseits der rechtlichen Vorschriften, braucht es aus meiner Sicht momentan kein festes Büro für eine Agentur. Es gilt die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen und dafür zu sorgen, dass sich alle jederzeit sehen können und sich in regelmäßigen Abständen auch sehen.

Vertrauen

Die wichtigste Zutat für die erfolgreiche Remote-Agentur zuletzt: Vertrauen! Du musst dem gesamten Team absolutes Vertrauen schenken. So richtig, ohne Kontrollzwang. Sobald deine innere Stimme auch nur ein Minimum an Zweifeln äußert, kann eine remote Agentur aus meiner Sicht nicht funktionieren. Ich glaube schon immer fest an das Gute im Menschen und ganz besonders bei unseren Mitarbeitenden. Schließlich sind sie die Agentur und damit das, was uns gemeinsam seit über 22 Jahren erfolgreich macht. Auf euch!

Matthias Messerer