10 Home Office DOs
in dieser Krisensituation
Nina hat recherchiert und zusammengefasst 22.03.2020
Jede Agentur hat innerhalb von wenigen Tagen auf Homeoffice umgestellt. Worauf ist jetzt besonders zu achten? Die Beiträge zu unseren neuen Arbeitssituation überschlagen sich. ‚Home Office Guides‘, ‚Tipps für Remote Arbeiten‘ und ‚Führen aus der Ferne‘ sind die Headlines dieser Tage. Wir haben das mal durchgelesen und festgestellt: Die Hebel und Stellschrauben sind meist die gleichen und decken sich mit unserer eigenen Erfahrung aus der Remote Arbeit.Wir können die Krise in dieser Hinsicht auch als große Chance sehen.
Unsere 10 Home
Office DOs.
1. Tools genau festlegen: So viele wie nötig, aber so wenige wie möglich. Team-Chat, Video-Chat, Project Management- und Datentransfer-Tool sind nun eure wichtigsten Werkzeuge und müssen klar definiert sein. Selbstverständlich müsst ihr dabei das Thema ‚Datensicherheit‘im Blick behalten.
2. Verantwortlichkeiten und Deadlines im Project Management Tool festlegen. Jedes Teammitglied muss zu jederzeit Zugriff auf die Eckdaten des Projektes haben. Sitzt das gesamte Team im Home Office, ist der Blick auf Verantwortlichkeiten umso wichtiger.
3. Rhythmus und Routinen für das ganze Team und den Einzelnen. Arbeitsroutinen helfen dabei, den Tag zu strukturieren. Sie schaffen Orientierung in dem plötzlich so chaotisch erscheinenden Alltag. Diese neuen Routinen sollte man vorab unbedingt gemeinsam definieren: Wenn das Kind des einen Kollegen regelmäßig morgens um 10 Uhr Hunger hat, ist ein Daily-Call zu dieser Uhrzeit schwierig. Nehmt bei der Definition der Abläufe also Rücksicht auf jedes Teammitglied.
4. Arbeitsplatz bleibt Arbeitsplatz. Sich einen festen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden einzurichten ist für euch und euer Team wichtig; das darf ruhig der umfunktionierte Küchentisch sein. Wichtig ist, dass ihr euch an diesen Platzin gewohnter Bürokleidung setzt und eure Arbeitsroutinen beibehaltet. Macht die gewohnten Pausen und holt die Jogginghose erst nach Feierabend wieder raus.
5. Micromanagement vermeiden. Nachdem Verantwortlichkeiten und Deadlines festgelegt sind, heißt es: Vertrauen! Halbstündige Kontroll-Anrufe oder pausenlose Chat-Nachrichten verhindern die Produktivität. Klare Kommunikation von Verantwortlichkeiten ermöglicht den Raum für produktives Arbeiten.
6. Informationen mit dem gesamten Team teilen. Informationsweitergabe ist häufig auch im „normalen“ Agenturalltag eine Herausforderung. Oft vermeidet die räumliche Nähe im Büro größere Schäden: Der Kollege hat zufällig mit einem Ohr mitgehört, saß am Platz gegenüber oder hat die Information über den Flurfunk erhalten. Diese Art von Informationsfluss existiert nun nicht und macht aktives Teilen von Informationen umso wichtiger.
7. Anwesenheit und Reaktionszeit jederzeit kommunizieren:Nervositätvermeiden. Anders als im Büro, ist nicht sichtbar, ob ein Kollege an seinem Platz sitzt, sich gerade einen Kaffee holt oder z.B. für längere Zeit in einem anderen Call steckt. Diese „Unsichtbarkeit“ sorgt häufig für unnötige Unruhe. Daher sollte jeder im Team immer seine Status-Meldungen im Chat aktualisieren. Hinweise wie z.B. „Bin für zwei Stunden im Call“ oder „Antworte erst am Nachmittag“ vermeiden Nervosität und hektisches Nachfragen durch Vorgesetzte oder Mitarbeiter. Je präziser die Angaben, umso besser!
8. Nicht nur auf Rückfragen, sondern möglichst immer reagieren. Rückfragen, Datei-Austausch, Diskussionen und Abgaben finden nun ohne persönlichen Kontakt statt.Menschen brauchen eine kurze Bestätigung durch ihr Gegenüber; Insbesondere, wenn sie ihre Arbeit abliefern und dies gilt auch im digitalen Raum. Eine kurze, aber freundliche Reaktionen sollte daher auf jeden noch so kleinen Austausch erfolgen. Rückmeldungen wie: „Danke, ich melde mich dazu in einer Stunde.“ oder „Datei erhalten. Alles super. Danke.“ sind enorm wichtig und geben dem Team Sicherheit.
9.Ein bisschen Spaß muss sein … Sowohl im Büro als auch im Home Office trägt das Klima zur Qualität bei. Digitaler Kaffeeklatsch und Witze per Messenger fördern die Stimmung und somit die Qualität der Arbeit.
10. Job und Privatsphäre verschwimmen: Stresst euch damit nicht. Im Home Office lassen sich die Welten nicht mehr klar trennen. Kinder, Partner und Haustiere werden zeitweise unfreiwillig Teil eures Teams. Lasst euch davon nicht stressen, denn es geht allen so und macht auch gar nichts. Es stört niemanden, wenn das Kind kurz in die Kamera winkt. Es stört nur, wenn die Eltern deswegen gestresst sind.
Wir können die großen Herausforderungen also vor allem als eine riesige Chance sehen. Nicht nur unsere Agenturen, sondern unser gesamtes Verständnis als Team mitsamt unseren Kunden wird sich wandeln. Wir werden positiv aus dieser Krise hervorgehen.
Die körperliche Distanz wird uns einerseits ermöglichen, die verfügbaren Technologien endlich effizient zu nutzen, vor allem aber wird sie eine ganz neue Nähe im Team erzeugen. Unsere Kommunikation wird verbindlicher und der Hauptgrund dafür ist nicht so sehr die Technik, sondern die Veränderung sozialer Verhaltensformen.
